Die Schäden mit denen Archivare und Archivarinnen bei ihrer Arbeit konfrontiert werden sind vielfältig. Um das Archivgut auch für zukünftige Generationen zu erhalten, heißt es Schäden frühzeitig zu erkennen und die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten.
Archive selbst sind in den wenigsten Fällen für Schäden verantwortlich, da die Magazine entsprechend den technischen und klimatischen Anforderungen für die dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut ausgestattet sind. Dass auf Grund der schlechten finanziellen Rahmenbedingungen viele Archive weit davon entfernt sind ihre Magazine den technischen und klimatischen Anforderungen entsprechend zu nutzen, ist unbestritten. Jedoch zeigen aktuelle Beispiele, dass bei Neuerrichtungen von Magazinen in dieser Hinsicht nicht gespart wird.
Das größte Problem für die dauerhafte Erhaltung von Archivgut ist der langsame aber beständige Papierzerfall (Abb.3). Seit Mitte des 19. Jahrhunderts wird Papier mittels eines chemischen Verfahrens unter Verwendung von Holz hergestellt. So bildet sich in dem Papier Säure. Im Zusammenspiel mit den äußeren Einflüssen setzt ein Prozess des langsamen Verfalls ein. Archivare erkannten dieses Problem schon frühzeitig und haben einen erheblichen Beitrag bei der Entwicklung von verschiedenen Verfahren zur Entsäuerung von Papier geleistet. Als ein Beispiel sei das Bückeburger Verfahren genannt. Obwohl heute alterungsbeständiges Papier hergellt werden kann wird immer noch massenhaft saures Papier produziert und stellt für die Zukunft somit eines der größten Probleme dar.
Wasserschäden sind für die Sicherung von Archivgut ebenfalls hoch problematisch. Zum einen verschwinden die Informationen einfach, indem sich die verwendeten Schreibstoffe verflüssigen (Abb.4) und zum anderen stellt feuchtes Papier einen idealen Nährboden für Schimmelpilze dar. Schnelles Handeln ist erforderlich. Restauratoren sprechen von 48 Stunden nach dem Auftreten des Schadens bzw. der Notsituation, in denen gehandelt werden muss- sonst ist es meistens zu spät!
Feuchtes Papier oder aber eine Luftfeuchtigkeit von über 60 % sind die Komponenten die einen Schimmelpilzbefall hervorrufen können. Schimmelpilze zerstören nicht nur das befallene Archivgut sondern können auch gesundheitsschädlich für Menschen sein. Hier gilt es, das kontaminierte Archivgut zu isolieren und die entsprechenden Maßnahmen einzuleiten.
Nicht zu unterschätzen sind die Schäden von rostenden Metallteilen, wie Büro- oder Heftklammern. Der Rost greift das Schriftgut an und zersetzt es langsam. Daher ist die Entfernung von sämtlichen Metallteilen aus dem Archivgut unerlässlich.
Ein weiterer Aspekt sind Schäden, hervorgerufen durch „Untermieter“. Gemeint sind hiermit Kleinlebewesen wie Mäuse und Insekten. Die Tiere selbst bemerkt man meist nicht einmal So wird das Vorhandensein der unliebsamen Untermieter meist nur durch das Vorfinden von Bissspuren oder Körperausscheidungen auf bzw. am Archivgut wahrgenommen. Es empfiehlt sich immer einen Kammerjäger zu beauftragen. Denn es geht nicht nur darum, die vorhandenen Eindringlinge zu erlegen, sondern die Ursachen herauszufinden und entsprechende Maßnahmen zu treffen, um einen wiederholten Schädlingsbefall zu vermeiden.
Da Archivgut einmalig ist und irreparable Schäden somit einen primären Informationsverlust nach sich ziehen, stellt die Bestandserhaltung eine große Herausforderung an alle Archive und deren Mitarbeiter dar. Das bedeutet, ein jeder ist gefordert. Der Archivbesucher, der dazu angehalten wird, so vorsichtig wie möglich das Archivgut zu benutzen, und der Archivmitarbeiter, der Schäden erkennt und handelt. Denn wie die beiden Autoren Mario Glauert und Sabine Ruhnau der Einleitung zu ihrer Publikation „Verwahren, Sichern, Erhalten- Handreichungen zur Bestandserhaltung in Archiven“ den Titel gaben „Bestandserhaltung beginnt im Kopf, nicht im Geldbeutel“, geht es um die Wahrnehmung der Probleme. Abschließend sei noch bemerkt alle dargestellten Schäden entstanden im vorarchivischen Bereich. Denn so sieht die Realität nun einmal aus: die größten Mängel in der Aufbewahrung von Schriftgut zeigen sich beim Registratur-, Schriftgutbildner und dort muss noch viel Aufklärungsarbeit geleistet werden.
